Özel Kalem Müdürlüğü olarak, Belediye Başkanımızın günlük çalışma programını ve randevularını en verimli şekilde değerlendirmek, her hizmet gününün iyi bir şekilde geçmesi için çalışmak ve Başkanımızın mesaisini planlamak öncelikli görevlerimiz arasındadır.

Müdürlüğümüz, Başkanımızın programlarının organize edilmesi aşamasında aktif rol alarak, belirli düzen dahilinde yürüyen ve güncel olaylarla yenilenen bir programı hazırlar ve bunun takibini yapar.

Amacımız, halkımızın Başkanımızla ve Başkanımızın ilgili gerçek ve tüzel kişilerle kuracağı ilişkilerin aksamadan devamını sağlamak; halkımızın Başkanımızla kuracağı iletişimde ve düzenleyeceği programda mağdur olmasının önüne geçmektir.

 

Halk görüşmeleri

Şeffaf Belediyecilik anlayışıyla hizmetlerini yürüten belediyemizde; halkımız belediye başkanımızı makamında ziyaret ederek sorunlarını, dilek, temenni ve görüşlerini iletebilmektedir. Sorunlarının çözümünde belediye başkanımız bizzat yardımcı olmakta, ilgili kurum, kuruluş ve belediye birimleriyle görüşmeler gerçekleştirmektedir. Ayrıca başkanımızın makamında olmadığı zamanlarda, başkanlık makamına ulaşan sorunların bir an önce giderilmesinde, özel kalem müdürlüğü şikayetleri konularına göre ilgili birimlere ulaştırır, halkımız ile belediye başkanı arasında köprü vazifesi görür.

 

Belediyemizin davetleri

Belediyemiz tarafından gerçekleştirilen her türlü açılış, temel atma, kültür programları vb. organizasyonlara üst düzey protokolün katılımının sağlanması, karşılanması, ağırlanması, konaklaması gibi çalışmaları yürütür.

 

Başkana özel ziyaretler

Belediye başkanımızla çeşitli konularda görüşmeler yapmak ve fikir alış verişinde bulunmak üzere; üst düzey mülki erkan, sanat camiasından vb. ziyaretler gerçekleştirilmektedir.

 

Başkana davetler

Özel kalem müdürlüğü tarafından, belediye başkanımızın davet edildiği toplantı, tören, açılış, nikah, düğün vb. davetler tarih ve saat sıralamasına göre hazırlanarak belediye başkanımızın bilgisine sunulur. Başkanımızın yoğun çalışma temposunda mümkün olduğu kadar davetlere iştirak etmesini sağlamak amacıyla Özel kalem müdürlüğü davetlerin yapıldığı ilgili yerlerle telefon görüşmeleri yaparak bilgi alır ve başkana sunar.

 

Şehir dışı davetlere katılım

Başkanın şehir dışı davetlere katılacağı zamanlarda gidiş ve dönüş için gerekli hazırlıkları yaparak, başkanın zamanını en iyi şekilde değerlendirilebilmesini sağlar.

 

Dini ve milli bayramlar

Başkanın ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramlarla, Atatürk'ü anma ve mahalli kurtuluş günleri vb. ile ilgili her türlü protokol, tören hizmet ve işlerini düzenler ve konuyla ilgili diğer kuruluşlarla koordinasyonu sağlar.

 

Özel ziyaretler

Belediye başkanımız ilçe esnafının sorunlarını, sıkıntılarını dinlemek amacıyla sık sık ilçe turları gerçekleştirir. Yürüyerek veya kendisine ait özel araçla gerçekleştirdiği habersiz ziyaretlerde bazen bir müşteri, bazen de bir çay-kahve vesilesiyle ziyaretlerini gerçekleştirir. Aynı şekilde ilçede bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına, sivil inisiyatif yönetim binalarına, okullara ve benzeri yerlere de haber vermeden ziyaretler gerçekleştirir.

 

Riyaset toplantıları

Belediye başkanımız ve başkan yardımcılarımız haftada iki gün mutat olarak kendi aralarında toplantılar yaparak planlanan hizmetler, gerçekleştirilecek çalışmalar, işlerin yürütülmesi ve işleyişi hakkında fikir alış verişinde bulunmak ve çalışmalarına yön vermek üzere bir araya gelirler. Özel Kalem Müdürlüğümüz gerçekleştirilen toplantılar esnasında talep edilen bilgileri kendilerine ulaştırır, ihtiyaç duyulan telefon bağlantılarını ve telefon görüşmelerini yapar.

 

Özel toplantılar

Belediye başkanımız ilçemizde bulunan sivil toplum kuruluşları, kamu kurum ve kuruluşları ile özel toplantılar gerçekleştirir. Muhtarlarımız, okul müdürlerimiz, dernekler, doktorlar, öğrenciler, hanımlar vb. gruplarla yaptığı toplantılarda sorunlarını öğrenip, onların dilek ve temennilerini alarak değerlendirir ve karşılıklı fikir alış verişinde bulunur. Ayrıca sorunların çözümünde işbirliği içinde olunması gerekli olan Büyükşehir Belediyesinin konuyla ilgili yönetim kadrosu, İSKİ, İGDAŞ, vb. kurumlarla da toplantılar yapar. Özel kalem müdürlüğü gerçekleştirilen bu toplantılarda eksiksiz katılımın sağlanmasını ve organizasyonunu yürütür.

 

Temsil ağırlama ve karşılama

Gidilen yerlerde belediyemizin ve ilçemizin en iyi şekilde temsil edilmesini sağlamak ve başkanlık makamına görüşme yapmak üzere gelenlere misafirperverliğimizi göstermek amacıyla; örf ve adetlerimizde uygun nezaket kurallarını gözeten bir anlayışla çalışmalarını yürüten Özel Kalem Müdürlüğü, ziyaretlerde verilmek üzere ilçemizi ve belediyemizi tanıtıcı hediyeler hazırlatır. Şehir dışı ve yurt dışından ilçemize gelen konukların konaklama, yeme vb. ihtiyaçlarının giderilmesi noktasında çalışmalar yapar.